Subsidieproces

Wettelijke grondslag subsidieverlening

Subsidies kunnen niet zomaar door de Provincie Limburg worden verstrekt. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb), die de relatie tussen overheid en burgers, instellingen en bedrijven regelt, is hiervoor een wettelijke grondslag vastgelegd.

In de Awb is een hoofdstuk, opgenomen, dat over subsidies gaat. Het hoofstuk (titel 4.2) bevat een gedetailleerde wettelijke regeling van het proces van subsidieverlening door bestuursorganen, zoals bv. provincies of gemeenten. Hierin wordt aangegeven dat subsidieverlening alleen mogelijk is als daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. De Algemene Subsidieverordening (ASV)  is zo'n wettelijke grondslag. 
Provinciale Staten van Limburg zijn bevoegd deze Algemene Subsidieverordening vast te stellen.

De ASV geeft alleen op hoofdlijnen aan op welke terreinen subsidie kan worden verleend. Daarom stellen Gedeputeerde Staten in aanvulling op deze verordening nadere subsidieregels vast. Er is dan een bewuste keuze gemaakt om op een specifiek beleidsterrein of onderdeel ervan subsidies te verstrekken om beleidsdoelstellingen te realiseren. In de specifieke subsidieregeling wordt per beleidsterein of onderdeel daarvan aangegeven wat de doelstelling is, welke doelgroep in aanmerking komt en wat de beoordelingscriteria zijn.

De ASV, verder uitgewerkt in nadere subsidieregels, is samen met de Awb de wettelijke grondslag voor subsidieverstrekking door de Provincie Limburg.
Een subsidieaanvraag wordt getoetst aan de hand van de Awb, de ASV en de beleidsregels en de Nadere subsidieregels die op de aanvraag van toepassing zijn. 
Op 1 januari 2012 is de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2012 (ASV 2012) in werking getreden. Meer informatie over de ASV 2012 vindt u bij Subsidiestelsel 2012.

Algemene Subsidieverordening 2004 (ASV 2004)

De ASV 2004 en onderstaande beleidsregels blijven van toepassing op subsidies die onder de ASV 2004 zijn verleend.

• Algemene Subsidieverordening 2004
• Aanbestedingsregels Provincie Limburg bij subsidiëring
• Beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen structurele subsidierelaties
• Beleidsregels verlenging uitvoeringstermijn gesubsidieerde projecten
• Beleidsregels voor direct vaststellen en bevoorschottingssystematiek bij subsidies
• Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg 

Subsidieproces

Er zijn drie soorten subsidies:

1. exploitatiesubsidie: een per boekjaar verstrekte subsidie aan een rechtspersoon;
2. waarderingssubsidie: een subsidie die ten doel heeft uitdrukking te geven aan enige waardering van de Provincie Limburg voor (een) activiteit(en) van de aanvrager;
3. projectsubsidie: een subsidie anders dan een exploitatie- of waarderingssubsidie.

Bij een exploitatie- of projectsubsidie bedraagt de subsidie ten hoogste het door Gedeputeerde Staten als redelijk aanvaarde tekort, tenzij hiervan in het individuele besluit wordt afgeweken.

Bij het verstrekken van subsidies wordt erop gelet of de activiteiten en projecten waarvoor subsidie wordt gevraagd een bijdrage leveren aan de doelstelling van het specifieke beleidsterrein of onderdeel daarvan. De aanvraag moet dus passen binnen het vastgestelde provinciale beleid en bijdragen aan de beleidsdoelstellingen en het maatschappelijk effect dat de Provincie wil bereiken.
De subsidieontvanger moet in zijn aanvraag zo concreet en nauwkeurig mogelijk aangeven welke prestaties (activiteiten en producten) worden gerealiseerd met bijbehorende kosten en hoe deze bijdragen aan de realisatie van het provinciale doel.
SMART-formuleren is daarbij nodig: d.w.z. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
De Provincie wil hierover concrete afspraken maken met de subsidieontvanger, die in de beschikking worden vastgelegd in resultaat- en inspanningsverplichtingen. Bij het niet nakomen van de resultaatafspraken kunnen er sancties worden opgelegd en kan de subsidieontvanger gekort worden in het subsidiebedrag voor niet gerealiseerde prestaties.

Subsidieverleners

Subsidieaanvragen worden centraal behandeld door de subsidieverleners van de afdeling Vergunningen en Subsidies. Bij elke subsidieregeling staat de naam en het telefoonnummer van de subsidieverlener vermeld die de subsidieaanvragen voor die regeling behandelt.

Indienen aanvraag
Een aanvraag moet u, indien beschikbaar,  indienen met een aanvraagformulier. Het ingevulde en rechtsgeldig ondertekende aanvraagformulier moet u, voorzien van eventuele gevraagde bijlagen, opsturen naar het in het aanvraagformulier vermelde adres.

Termijn voor het indienen van de aanvraag

In de subsidieregeling die van toepassing is op uw aanvraag wordt aangegeven binnen welke termijn u uw aanvraag moet indienen.
Voor exploitatiesubsidies geldt dat deze uiterlijk 3 maanden voorafgaand aan het kalenderjaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd moet worden ingediend. De aanvraag moet dan uiterlijk op 1 oktober van het lopende jaar bij ons binnen zijn voor een exploitatiesubsidie voor het eerstvolgende jaar.

Is de aanvraag compleet?
Ná ontvangst van uw subsidieaanvraag wordt een zgn. formele toets uitgevoerd om te kijken of uw aanvraag compleet is. Er wordt dan bv. getoetst of het juiste aanvraagformulier is gebruikt, of dit formulier volledig is ingevuld en rechtsgeldig is ondertekend, of alle voorgeschreven bijagen zijn opgestuurd enz.. Als uw aanvraag compleet is, krijgt u een ontvangstbevestiging en wordt de aanvraag in behandeling genomen.
Is uw aanvraag niet compleet, dan ontvangt u een brief met het verzoek om binnen de aangegeven termijn aanvullende gegevens in te dienen. De termijn om te beslissen op uw aanvraag (12 weken, tenzij anders vermeld in de specifieke subsidieregeling) wordt dan wel verlengd met de tijd die ligt tussen het opvragen van aanvullende gegevens en het daadwerkelijk ontvangen van deze informatie.

Beslistermijn

Op een aanvraag wordt als deze aan alle vereisten voldoet binnen 12 weken na indiening beslist, tenzij dit in de specifieke subsidieregeling anders is geregeld.
Voor exploitatiesubsidies begint de termijn van 12 weken te lopen op de dag na die waarop de provinciale begroting voor het eerstvolgende boekjaar door Provinciale Staten is vastgesteld, ook al is uw aanvraag eerder ontvangen. Verdaging met een zelfde termijn is daarbij mogelijk.

Buiten behandeling laten aanvraag
Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen als deze compleet is. Heeft u niet, of niet tijdig, gereageerd op het verzoek om aanvullende gegevens te verstrekken, dan ontvangt u een besluit waarin uw aanvraag buiten behandeling is gelaten.

Beoordelen aanvraag
Als uw aanvraag in behandeling wordt genomen vindt een inhoudelijke, juridische en financiële toets plaats, de zgn. materiële toets. De subsidieverlener vraagt daarbij inhoudelijk advies aan de betreffende beleidsmedewerker. Deze checkt onder meer of de aanvraag past binnen het provinciale beleid en een bijdrage levert aan het beoogde provinciale doel, uitgevoerd kan worden binnen de aangegeven termijn enz.. Soms wordt een externe adviescommissie ingeschakeld voor de inhoudelijke beoordeling.
De subsidieverlener beoordeelt ook de rechtmatigheid, of bv. aan de specifieke criteria van de betreffende subsidieregeling wordt voldaan. Tevens wordt bekeken welke prestaties gerealiseerd moet worden en welke andere verplichtingen moeten worden opgelegd. Daarbij wordt er rekening mee gehouden dat al deze verplichtingen redelijkerwijs nagekomen moeten kunnen worden. Ook wordt in deze fase een afweging gemaakt over financiële aspecten, zoals de hoogte van het subsidiebedrag en of er nog budget beschikbaar is. Ten aanzien van de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag wordt ook gekeken of dat in de juiste verhouding staat tot de prestaties en of het subsidiebedrag gerechtvaardigd is, gezien het beoogde doel of gewenste maatschappelijk effect.  

Toekennen aanvraag
Bij een besluit wordt de aanvraag toegekend en wordt subsidie verleend. In het besluit wordt het toegekende subsidiebedrag vermeld en worden de specifieke verplichtingen opgenomen waaraan de subsidieontvanger moet voldoen. Ook worden sancties vermeld in geval van het niet realiseren van de vermelde prestaties of het niet nakomen van andere verplichtingen.

Afwijzen aanvraag

Is het besluit negatief, dan wordt de aanvraag afgewezen of geweigerd. In het besluit wordt aangegeven wat de reden is voor de afwijzing of weigering. Dat kan zijn omdat bv. het subsidieplafond is bereikt en er geen budget meer beschikbaar is, maar ook om inhoudelijke redenen.

Bezwaar maken tegen besluit
Wanneer u het niet eens bent met een besluit kunt u bezwaar maken: Bezwaar 

Algemene en specifieke verplichtingen

In het besluit worden de specifieke verplichtingen vastgelegd waaraan de subsidieontvanger zich moet houden. Deze verplichtingen zijn gerelateerd aan de activiteit of het project waarvoor subsidie wordt verleend. Het gaat daarbij om zgn. output- en resultaatafspraken, die zo SMART mogelijk worden geformuleerd. Daarnaast zijn de algemene verplichtingen zoals opgenomen in de Algemene Subsidieverordening, in principe voor alle subsidies, van toepassing.
Een algemene verplichting is bv. het volgen van de aanbestedingsregels bij de verlening van opdrachten, diensten of werken in het kader van de uitvoering van activiteiten die met subsidie worden gefinancierd (zie Beleidsregels).

U dient als subsidieontvanger daarop alert te zijn. Europese aanbestedingsregels moeten worden gevolgd indien nationale of Europese regelgeving dat voorschrijven.

Voor de structurele subsidierelaties gelden de beleidsregels met betrekking tot reserves en voorzieningen (zie Beleidsregels), voor zover voor deze relaties geen andere specifieke regelgeving van toepassing is op dit punt.
Het logo van de Provincie Limburg kunt u downloaden via www.limburg.nl/huisstijl

Wijzigingen in termijnen bij) de uitvoering
Wanneer wordt afgeweken van de in het besluit vastgelegde termijnen voor de uitvoering van een activiteit of project dient u tijdig hiervoor schriftelijke toestemming te vragen. Gaat het om veranderingen in de duur van een project, dan dient u vóórdat de oorspronkelijke termijn verstreken is, toestemming te vragen voor een projectduurverlenging.    
In principe wordt het verlengen van de uitvoeringstermijn voor een activiteit of project niet toegestaan. Gedeputeerde Staten hebben beleidsregels opgesteld om te kunnen beoordelen wanneer toch goedkeuring kan worden verleend aan projectduurverlenging (zie de Algemene Subsidieverordening).
Ook voor andere wijzigingen, bv. over de inhoud of op financieel vlak, van het project, dient u tijdig, dus vóóraf, schriftelijk toestemming te vragen. U krijgt dan een besluit waarin is aangegeven of wij al dan niet kunnen instemmen met uw verzoek om projectduurverlening of projectwijziging. 

Subsidievaststellers
De verzoeken tot bevoorschotting en/of vaststelling van alle subsidies worden centraal door de afdeling Vergunningen en Subsidies behandeld. Dit gebeurt niet door de subsidieverlener, maar door de subsidievaststeller.
Indien u een besluit of brief naar aanleiding van uw verzoek om bevoorschotting en/of vaststellling ontvangt, vindt u de naam van de subsidievaststeller bovenaan in de brief terug.

Voorschot 
In het toekenningsbesluit van de subsidie is een bevoorschottingsschema opgenomen, waarbij doorgaans tot 90% wordt bevoorschot. De laatste 10% van het toegekende subsidie bedrag wordt niet uitbetaald totdat de definitieve vaststelling heeft plaatsgevonden. Alleen bij een waarderings- en projectsubsidie < € 25.000 gebeurt de toekenning gelijktijdig met de vaststelling en wordt het toegekende bedrag in één keer in zijn geheel uitgekeerd.
In het toekenningsbesluit zijn eventuele verplichtingen opgenomen, bv. het aanleveren van een rapportage, die dan eerst ontvangen en goedgekeurd met zijn voordat een volgend of laatste bedrag kan worden uitbetaald, zie de Algemene Subsidieverordening.

Termijn vaststellen en uitbetalen of terugvorderen
De beslistermijn voor uw verzoek tot vaststeling is mits uw verzoek compleet is, net als bij een subsidieaanvraag, 12 weken. Verdaging met een zelfde termijn is mogelijk. Als blijkt dat u meer aan voorschot heeft ontvangen, wordt het verschil teruggevorderd. Heeft u nog een bedrag tegoed, dan wordt dat ongeveer 2 weken nadat het vaststellingsbesluit is genomen uitbetaald.